Bürokrasiden Kurtulma
Kurumun stratejik tasarımı yapılırken, misyonla vizyon arasındaki çizgi kesintiye uğramamalı, arada kontrol istasyonu olan hedefler, amaçlar ve işler vizyona hizmet etmelidir. Organizasyonun amacına ve vizyonuna faydası olmayan gayretlerin kurum stratejisine zarar vermesi hususu, üzerinde dikkatle durulması gereken bir olgudur. Aksi takdirde gereksiz uygulama ve süreçler, işleri artırmaktan ve karmaşıklaştırmaktan başka işe yaramaz. Bunların başında lüzumundan fazla bürokrasi gelir.
Bürokrasi, yönetimin somutlaşması, örgütlenmenin sonucudur. İşleri, çalışma şeklini, yetki ve sorumlulukları düzenlemek için, Mezopotamya uygarlıklarından beri uygulanan bürokrasi, organizasyonun bir ruhunun olduğunu görmemesi, mekanikleştirmesi ve yavaşlatması sebebiyle eleştirilir. Her ne kadar Alvin Toffler 1970 yılında yayınladığı Şok: Gelecek Korkusu kitabında bürokrasinin gelecekte sona ereceğini iddia etmişse de bu defa yanılmış ve günümüzde bile çoğu kurum yöneticisi bürokrasiden vazgeçememiştir. Şu semptomlar sizde de varsa aman dikkat!
- Yönetim anlayışınızda otorite ve tutuculuk hakimse,
- Yetki üst kademelerde toplanmışsa,
- Sınırlayıcı kurallar çok yoğun hissediliyorsa,
- İnisiyatif kültürü gelişmemişse,
- Değişen koşullara uyum sağlamak yerine eski uygulama ve alışkanlıklara sıkı sıkıya bağlılık ön plandaysa,
- Kırtasiyecilik ve kendini sağlama alma temel amaç haline gelmişse bürokrasinin tuzağına düşmüşsünüz demektir.
Kuruma faydası olmayan, değer katmayan her şey, organizasyonun var olan işlerini daha da artıracak, karmaşıklaştırarak sadelikten uzaklaştırır. Çeviklik kültürünün bürokrasiyle arası iyi değildir. Bürokratik yönetimlerde analiz ve karar mekanizmalarının yavaş, adaptasyonun az olması sebebiyle verimlilikten bahsedilemez.
Bürokrasiden Kaçınmak İçin Neler Yapılabilir?
- Kuralları ve prensipleri olan bir çalışma ortamı oluşturun. Bu bir tenakuz değil zira kurallar beraberinde çalışma disiplini, düzen ve sadeliği de getirir. Çalışanlar yazılı politikalar, süreçler ve yönergelerle zaman ne yapacağını bilirler.
- Bununla birlikte kurallara kutsal yazıtlar gibi körü körüne inatla bağlı olmayın. Koşullardaki değişikliklere çabuk uyum sağlayabilen bir yapı tasarlayın.
- Tüm işler, süreçler, hedefler misyondan beslenmeli ve kurumu vizyona taşımalıdır. Esasa tesir etmeyen, vizyona hizmet etmeyen hiçbir uygulamaya izin vermeyin.
- İnisiyatif kültürünün gelişmesine imkân tanıyın.
- Çalışanların kendini ifade edebildiği, özgür, huzurlu ve güven içinde hissettiği bir iş ortamı oluşturun.
- Excel tablolarının doğru karar vermek için kullanılan araçlardan sadece biri olduğunu unutmayın. Yalnız tablolara bakarak ve buradaki verilerden yola çıkarak karar vermeyin. İşin saha, müşteri ve operasyon kısmında yaşananları da dikkate alın.
- Kırtasiyeciliğe kurumsal yapıya girdi sağlaması için belli bir seviyeye kadar müsaade edin ama vakit ve gayret sarfı yaratmasına izin vermeyin.
- Tanzim edilen dosya-tablo, tutulan defter, imzalanan kâğıt, izne tabi işler, rutin raporlar… sorgulayın. Gerek var mı? Faydası var mı? Gelecekte olabilir mi? “Hayır” ise kaldırın gitsin.
- Yetki devri ile yöneticilere hareket alanı yaratın.
- Bürokrasi ofisleri, ofis çalışanları da tabloları, kağıtları, kırtasiyeciliği çok sever. Ama bunlar işin asıl yapıldığı yeri sahayı sevmez, sahadakileri küçük görür. Sahayı ofise ezdirmeyin.
- Toplantı ve raporlamalarınızı asgari seviyede tutun. Fazlasının atalete sebep olacağını unutmayın.
- Kurumlarda en büyük zaman kaybı yöneticilerin masasındaki zaman kaybıdır. İşleri, projeleri, yapılması gerekenleri, kararları asla bekletmeyin. Bekleyiş atalet demektir. Bürokrasi bundan çok hoşlanır ve güç alır.
