Zamanı Etkin Yönetmek

Zamanı Etkin Yönetmek

Takipçilerim arasında bir anket yaptım. 235 kişi bu ankete katıldı. Sorum şuydu: “Zamanınızı yönetebiliyor musunuz?”. Okumanın adeta ayıp sayıldığı ülkemizde,  %85 kitap okuma oranı ile kültürel anlamda belirgin ölçüde farklı olan takipçilerimin cevaplarının dağılımı şöyle oldu:

  • Zamanımı İyi Yönetemiyorum: %76 
  • Zaman Yönetimini Bilmiyorum: %64
  • Zamanımı Yönetebilmek İçin Bir Şey Yapmıyorum: %64

Maalesef modern insanın en önemli sorunlarından birisi de zamanı yönetememek, olayların, süreçlerin, krizlerin ya da güç odaklarının akışında yaşamaktır.

Zaman son derece değerli, bir o kadar da önemli bir kaynak, eşsiz bir sermaye.

İyi haber; her gün tam 86.400 saniye, hiçbir şey yapamasak dahi hesabımıza yatıyor.  Kötü haber; geri döndürülmesi, depolanması, satın alınması, mümkün değil.  Yani bugünün zamanını yarın kullanamazsın.  Yani sermaye artırımına gidemezsin.  Tüm sermayeyi bugün yemek zorundasın.

Zaman insanlık tarihi kadar eski ve tüm insanlara eşit dağıtılan tek kavram.  Bir saatlik zaman, kişilerin öncelikleri, aciliyetleri ya da yetkinliklerine göre farklı algılansa da aslında değişmez, herkes için aynı.  1 yıl herkes için 365 gün, 1 gün 24 saat, 1 dakika yine herkes için 60 saniye.  İşlerinin tamamını yetiştiren üstelik kendine de zaman ayırabilenlere, ilaveten 1 saat verildiğine şu ana kadar şahit olan yok.

Zaman Yönetimi Nedir?

En önemli planlama, plana sadık kalma ve öz denetim mekanizmasıdır.

Zaman Yönetimi Ne Değildir?

Verilen bir karar ya da ulaşılmak istenen bir sonuç değil, başlı başına sürecin kendisidir. Çalışmaya daha çok zaman ayırmak değil daha etkin ve verimli çalışmak, en önemlisi iş yaşam dengesini sağlamaktır.

Zaman Katilleri

  • Fiziksel ihtiyaçtan fazla uyumak
  • Haber siteleri, sosyal medya mecraları, oyunlarla internette geçen saatler
  • E-postalarda harcanan zaman
  • Bitmeyen telefon sohbetleri
  • İşi gerekenden fazla zamana yaymak
  • Hayır diyememek
  • Plansızlık
  • Kararsızlık
  • Önem-öncelik belirlemedeki hatalar
  • Gereksiz bürokrasi
  • Fazladan hiyerarşi
  • En basit ve sıradan işlerin bile ortak akılla yapılmaya çalışılması
  • Gereksiz ya da uzun toplantılar
  • Kasıtlı ya da kasıtsız erteleme-oyalama
  • İş delegasyonundaki arızalar
  • Gün sonunda ise film, dizi, maç ve realty showların oluşturduğu narkotik ortamda geçirilen uzun saatler

Zaman Yönetiminin Olmazsa Olmazları

  1. Unutkanlık kurbanı olma. Yanında her zaman not defteri ve kalem olsun. Gerekli her şeyi, problem, öneri, yapılacak iş, vb ama her şeyi not et.
  2. Dijital ajandanı mutlaka etkin bir şekilde kullan. Bilgisayarınla telefonunu senkronize et.  Ama birden fazla takvim ve hatırlatıcı kullanma.
  3. Başarılı ile başarısız arasındaki en önemli fark planlamadır. Modern zamanlar gün içinde yüzlerce uyaranla karşımıza çıkıyor. Var olan bir plana bile uymak son derece güç iken hiç planı olmayanın halini düşünemiyorum bile.  Mutlaka 3 aylık, aylık, haftalık ve günlük planın, yapılacaklar listen olsun. Her bir işi bu listeye yazdıktan sonra kendine şu soruyu sor; yapmazsam ne olur? Cevabına göre listeyi revize et.
  4. Bu listedeki işleri kendi içlerinde önem derecelerine göre sıralandır. Eskiler ne güzel demiş; “Ehem mühime müreccahtır”.   Yani en önemli önemliye tercih edilmelidir.
  5. Daha sonra, yapılacak işleri zamanca planlayabilmek için acil ve acil olmayanları tasnif et. Bunun sonucuna göre yapılıp yapılmayacağına, yapılacaksa zamanına ve yapacak kişiye karar ver.  Listeni tekrar revize et.
  6. Mutlaka her iş için bir bitme zamanı-miat tespit et ve buna sadık kal.
  7. Eğer o günkü işlerinden birisi bir boz ayı ile güreşmekse bunu mesainin en başında yap. En korkutucu en sıkıcı görevi gerçekleştirmiş olmak güne devam etmen için sana ivme kazandıracak. Önemli toplantıları, can sıkıcı görüşmeleri, seni en çok rahatsız edecek her ne varsa onları her gün en erken saatlerde yap ki günün geri kalanında zihnin rahat etsin.
  8. Müteakiben yapılması kolay-kısa sürecek işleri yap.
  9. Kararsız kalma, işleri erteleme. Verilen en kötü kararın bile kararsızlıktan iyi olduğunu bil.  Sorunları ya da işleri zamanında halletmezsen büyüyecek hatta kronik hale gelecektir, erteleme, miadında bitir.
  10. Konu bir sorun ya da kriz ise; öncelikle problemin özüne in ve çok iyi tanımladığından emin ol. Semptomlarla değil, problemin bizzat kendisiyle ilgilen.
  11. Yapılacaklar listesi genelde buradan köye yol olur. Sen ise tek başına her işi yapamazsın. İş delegasyonu ve yetki devrini asla ihmal etme.
  12. Hayaller, akşamki maç, sabah asansörde tartıştığın kişiyle devam eden zihnî mücadele gibi gereksiz iç ya da sosyal medya, telefon görüşmeleri, ziyaretçi gibi dış duraklamaları önle ya da en aza indir.
  13. Gerek moderatör gerekse katılımcı olarak toplantıların en kısa sürede bitmesi için hem toplantıya hazırlıklı gir hem de toplantıyı uzatacak gereksiz konular etrafında dolaşma.
  14. Gün içinde o kadar sık duyarız ki “aaa ben yanlış anlamışım”. Zaman katillerinden birisi de iletişimdeki kazalar maalesef. Askerlikteki emir tekrarı prensibi tam bir hayat kurtarıcıdır.  Tüm iletişim kazalarının ve yanlış anlaşılmaların önüne geçer.  Sana söyleneni kısaca tekrar etsen ya da verdiğin mesajın alıcı tarafından anlaşılıp anlaşılmadığını teyit etsen sence de güzel olmaz mı?
  15. Dinlenme saatlerinden çalma. Bu anlarda istirahat etmeye ve astlarını da ettirmeye dikkat et.  Unutma sen 100 koşucusu değilsin, bitirmen gereken bir maraton var.
  16. Mükemmeliyetçilik tuzağına düşme. Bir maili 3 saatte yazanlardan olma. Her işi hak ettiği zamanda yap. Her işe hak ettiği değeri ver. Ne eksik ne fazla.
  17. Sana, takımına, kuruma ya da insanlığa faydası yoksa hayır demekten çekinme. Faydası var ama cari işi de bölecekse hemen evet deme, üzerinde düşün.
  18. İnternette ve sosyal medyada geçireceğin zamanı mutlaka sınırla.  Kesinlikle 1 saati geçmeyecek şekilde ve günün en ölü zamanında bu mecralarda vakit geçir, tüm güne yayma.
  19. Multitasking hatasına düşme. Zamanı daha verimli kullanmak adına aynı anda yapabileceğin birden fazla işin ne olabileceği üzerinde düşün.  Örneğin kahve molanda sosyal medyanı takip edebilir, ulaşım esnasında kitap okuyabilir, telefondan film-dizi izleyebilir, müzik dinleyebilir, önceden kaydedilmiş podcast veya videoları takip edebilirsin.
  20. Mesai saatlerinden sonra çalışmayı ve çalıştırmayı sevenlerden misin? Hemen vazgeç.  Bu saatten sonra hem kişisel verimin düşeceğini hem de bir sosyal ve aile hayatının olduğunu unutma.   İş-özel yaşam dengesi yüksek verim ve motivasyon vaat eder.
  21. Günün önemli bir kısmını ofiste, evrak dolabında ya da çantanda kaybettiklerini aramakla geçirme. Evraklarını ve dijital arşivini düzenle.  Masanın üzerini ertesi güne hazırla.
  22. Eisenhower Matrisi ve Pareto Analizinden etkin bir şekilde faydalan.
  23. Küçük bir sır aslında günü 25 hatta 26 saat yapmak elimizde. Daha az film, daha az dizi, daha az maç daha az show daha fazla zaman demektir, unutma.

 

Yorum bırakın