VERİMLİ TOPLANTININ 11 KURALI:
Sevgili Okuyucu;
Sanıldığının aksine eğlenceli ve kendisi ile barışık insanlardır askerler. Ordu’da verimsiz toplantılar ve katı bürokrasi biraz da ironi ile şöyle tiye alınır:
Yevmel brifing (Her gün toplantı)
Mebzulen tahrirat (Lüzumsuz yazışmalar)
Harfiyen itaat (Tam itaat)
Bilfiil nezaret,
Herdem mazeret,
Mafiş icraat (Sıfır icraat)
Nihayette Kokteyl
Şirketler artık patron ya da yöneticinin salt tecrübe ve hissiyatı ile değil ortak kararlarla yönetiliyor (ya da umarım öyledir J). Bu kararlar bazen uzman ya da proje yöneticisi bir personelin fikrini sorarak bazen de geniş katılımlı toplantılarla alınıyor. Toplantılar vizyon geliştirmek ya da sorun çözmek için kurum içinde yapıldığı gibi satış, tedarik ya da paydaş süreçler için organizasyon dışı kişilerle de yapılabiliyor. Modern iş yaşamı, ivme, hız ve enerjinin yanında toplantıları da beraberinde getiriyor. Çerçevesi önceden belirlenmiş, iyi yönetilen toplantılar şirketi, çok sayıda insanla uzun sürede geleceği noktaya kısa sürede ulaştırıyor.
Fakat toplumumuzda iş dünyası öyle bir noktaya gelmiştir ki, toplantılar; kendini göstermek isteyen çalışanların gösteri yaptığı yere ya da öfkeli yöneticinin herkesin ağzının payını verdiği platforma veya muhteşem! fikirleri olan çok sayıda çalışanın muhteşem! fikirlerini havada çarpıştırdığı alana dönüşmüştür. O gün çok toplantısı olmak çalışanlara ilave bir karizma veriyor sanki. Maalesef toplantılar genellikle boş, verimsiz ve karar almaktan uzak geçiyor. Bu durum zaman kaybına sebep olduğu gibi yapacağınız çok önemli toplantıların da yöneticilerin, müşterilerin veya çalışanların gözünde önemsiz hale gelmesine sebep oluyor.
Sevgili Okuyucu;
Toplantıdan beklenen verimi artırmak ve toplantıyla bir katma değer sağlayabilmek için liderlere ve yöneticilere 11 tavsiyemiz var.
1.GEREKLİLİK
İlk kural toplantının gerekliliğini analiz edin. Bu toplantıya gerçekten ihtiyacınız var mı? Yoksa alışkanlıktan dolayı mı toplantı yapacaksınız?
Sekiz saatlik mesainin üzerine bir sekiz saat daha koysanız yine yetişmeyecek bir çok iş orada öylece dururken, çok sayıda insanı işinden gücünden edip bir araya getirmek gerçekten gerekli mi? Toplantı yapacağınız kişilerle oda ziyareti, yemek sırası ya da kahve alırken ayak üstü de bu konuları halledebileceğinizi hiç düşündünüz mü? Ya teknoloji? Maille, sesli ya da görüntülü görüşme ile 3 saatlik toplantı yerine 10 dakikada pek çok işi bitirebileceğinizden eminim. O halde toplantı kaçınılmaz ve son çare olmadan bizce kesinlikle yapılmamalı.
2.ZAMAN
Toplantının kaçınılmaz olduğuna karar verdiniz. O halde ikinci kural: Ne zaman ve ne kadar süre ile toplantı yapacaksınız?
Kriz yönetimi dışında, toplantı zamanı mümkünse 3 gün mümkün değilse en az 1 gün önceden belli olmalı ve katılımcılara mail ya da iş takvimi ile duyurulmalıdır. Böylece uzaktan gelecekler, hem ulaşım, konaklama vb anlamda hazırlık yapabilsinler hem de düşünsel-proje-fikir anlamında düşünmeye vakit kalsın.
Toplantı çağrısı yaptığınızda, insanların “acaba bu defa kaç saat sürecek” diye düşünmelerine izin vermemelisiniz. Vizyon veya strateji toplantıları hariç ideal toplantı 20-60 dk arasında yapılandır. Toplantının başlangıç ve bitiş saati hem ilk bilgilendirmede hem de toplantının başında ifade etmeli ve bu süreye mutlaka uymalısınız. 60 dakikayı geçen toplantılarda her 50 dakikada bir 10 dakika ara vermeyi unutmamalısınız. Aralar yöneticinin ihtiyaçlarına göre değil bu rutine göre verilmelidir.
Pazartesi öğleden önce ve Cuma öğleden sonra mümkünse yüksek önemde toplantı planlamayın. Mesainin ilk 60 dakikasından önce ve son 60 dakikasında da kesinlikle toplantı planlamayın.
3.MEKAN
Toplantı masası, çok rahat olmayan koltuklar, su, not defteri, kalem, barkovizyon ve sunum perdesi dışında eşya bulunmayan bir toplantı odası idealdir. Bu mekan ayak altında olmamalı, yetkilendirilmiş ve zamanı tayin edilmiş ikram sunumcusu dışında kimse içeriye girmemelidir.
4.İKRAM
Dışarıdan gelecek katılımcıları karşılamalı, toplantı başında kısaca nezaket konuşması yapmalısınız. Her ne kadar batı toplumlarında toplantılarda ikram yapılmıyor ise de, bize uygun bir şekilde davranılmalı, toplantı başlamadan katılımcılara ne içecekleri sorulmalı, hızlıca ikram yapılarak odaya bir daha girilmemelidir.
5.LİSAN
Türkçesi olan hiçbir kelimeyi sokaktaki insanın anlayamayacağı İngilizce ya da plaza dilinde ifade etmemeli çalışanlarınızın bu şekilde konuşmalarını da engellemelisiniz. “Geçen hafta sizi briefledik, bu projede inline olduğumuzu düşünüyorduk fakat yolladığınız kreatif materyalle ilgili çok ciddi concernlerimiz var” cümlesi çok havalı gibi gözükse de ciddi özgüven eksiği barındırıyor aslında.
6.GÜNDEM VE ÇERÇEVE
Toplantının konusu-gündemi, amacı, hedefi ve beklentilerinizi katılımcılarla paylaşın. Paylaşın ki insanlar otursun çalışsın. Boş bakışlar ve “mmm bu konuyu inceliyor olacağım” “bilgi veriyor olacağım” türü laflar yerine sonuca giden dolu bilgiler konuşulsun.
7.KAPSAM
Kimi katılımcılar toplantı verimliliğini inanılmaz artırırken kimileri ise yok eder. Bu yalnız onların kişisel performansları ile ilgili bir konu değildir. Siz ilgisiz ya da hazırlıksız bir çalışanı toplantıya dahil ederseniz o konuya girinceye kadar soracağı sorular ya da esasa tesir etmeyen cevap-fikirleri ile toplantı performansını düşürecektir. Çok katılımcı sanıldığı gibi iyi değildir. Az ama doğru kişiler toplantının verimini artırır. Bu konu aynı zamanda personel maliyeti açısından da ele alınabilecek bir konu olmalıdır. Eğer 1 saatlik bir toplantı yapıyorsanız ve o toplantıda 10 kişi varsa, o toplantı aslında 1 saat değil 10 saat/adam’lık bir toplantıdır. O toplantıya gidip gelmek için yolda geçen zamanları söylemiyoruz bile.
8.YÖNETİCİ
Her toplantının bir yöneticisi (moderatör) olmalıdır. Toplantıya, katılan en kıdemli lider/yöneticinin başkanlık etmesi en doğru olan çözümdür.
Toplantının başında gündemi, bitiş saatini, toplantının amaç ve hedefini tekrar hatırlatarak toplantının kurallarını açıkça söylemeli, konuları yüksek önemden aşağı doğru ele almalısınız. Katılımcıların hepsine söz verdiğinizden emin olun. Söz kesilmesine izin vermeyin. Cep telefonlarını dışarıda bıraktırın. Gündem dışına çıkılmasına müsaade etmeyin. Birisi gündem dışı bir konu ortaya attığında teşekkür edin ve bu konuyu mail olarak gönderirse daha fazla ilgileneceğinizi ifade edin. Bu şekilde, hem çalışanların heves ve çalışma şevklerini kırmamış hem de gündemin dağılmasını engellemiş olursunuz. Toplantılarda ne kadar önemli olursa olsun yöneticinin de telefonla konuşması, mesajlaşması affedilemez bir hatadır. Çok hayati bir konu var ise toplantıya kısa ara vermelisiniz.
9.KAYITÇI
Yönetici asistanı ya da katılımcılardan biri toplantı notlarını dikkatlice kayda almalı, toplantı esnasında çelişkili hallerde mutlaka yönetici ve katılımcılardan teyit almalıdır.
10.KAPANIŞ KONUŞMASI VE KAZANIMLAR
Konuşulan konu, alınan kararlar ve yapılan görevlendirmelerin herkes tarafından ve eksiksiz anlaşıldığını teyit için bir kapanış konuşması yapmalı önemli hususları bir kez daha vurgulamalısınız. Müteakip toplantının verimliliğini artırmak için ise “bu toplantıda neleri iyi yaptık, neleri daha iyi yapabilirdik, hangi hususlarda hata yaptık?” sorularına cevap aranmalı ve katılımcıların görüşleri alınmalıdır.
11. TOPLANTI NOTLARININ VE ALINAN KARARLARIN YAYINLANMASI
Söz uçar yazı kalır. Özellikle Türk tipi çalışma anlayışında toplantıdan sonra hiç toplantı yapılmamış gibi hayatın normal akışına döndüğüne sıklıkla şahit olmuşsunuzdur. Toplantıdan en geç 48 saat sonra toplantı notları, alınan kararlar ve yapılan görevlendirmeleri kontrol etmeli, katılımcılara ve tüm ilgililere maille gönderilmesini temin etmelisiniz.