ZAMANI ETKİN YÖNETMEK
Zaman son derece değerli, bir o kadar da önemli bir kaynak, eşsiz bir sermaye.
İyi haber; her gün tam 86.400 saniye, hiçbir şey yapamasak dahi hesabımıza yatıyor. Kötü haber; geri döndürülmesi, depolanması, satın alınması, mümkün değil. Yani bugünün zamanını yarın kullanamazsın. Yani sermaye artırımına gidemezsin. Tüm sermayeyi bugün yemek zorundasın.
Zaman insanlık tarihi kadar eski ve tüm insanlara eşit dağıtılan tek kavram. Bir saatlik zaman, kişilerin öncelikleri, aciliyetleri ya da yetkinliklerine göre farklı algılansa da aslında değişmez, herkes için aynı. 1 yıl herkes için 365 gün, 1 gün 24 saat, 1 dakika yine herkes için 60 saniye. İşlerinin tamamını yetiştiren üstelik kendine de zaman ayırabilenlere, ilaveten 1 saat verildiğine şu ana kadar şahit olan yok.
70 yıl yaşayan bir insan;
- 26 yıl uyuyor.
- 26 yıl çalışıyor.
- 6 yıl yemek yiyor.
- 5 yılını ulaşımda,
- 3 yılını ise tuvalette geçiriyor.
- 2 yıl telefonla konuşuyor
- 1,5 yıl hastalıkla geçiyor. Çarpıcı değil mi?
- Yeni problem sahamız ise sosyal medya. We Are Social ve Hootsuit’in birlikte yayımladığı 2020 Türkiye internet, sosyal medya kullanım istatistiklerine göre; Türkiye’de 54 milyon sosyal medya kullanıcısı ve her kullanıcının da ortalama 9 sosyal medya hesabı var. Sosyal medyada günde ortalama 3 saat geçiriyoruz. 1 saat de online oyun oynuyoruz. Bu gidişle yaklaşık 10 yılımızı telefonlarla sosyal medyada geçireceğimiz tahmin ediliyor.
Sevgili Okuyucu;
Son söyleyeceğimizi hemen en başta söyleyelim. Zaman doğru yönetilemiyorsa aslında hiç bir şey doğru yönetilemiyor demektir. Zamanını yönetemeyen toplantıları yönetemez. Zamanı yönetemeyen süreçleri, krizi yönetemez. Kararları tam olması gereken zamanda alamazlar genellikle geciktirirler. Zamanı yönetemeyenler ilişkilerini de yönetemez. Neticede ne İsa’ya ne de Musa’ya yaranabilir.
Maalesef modern insanın en önemli sorunlarından birisi de zamanı yönetememek, olayların, süreçlerin, krizlerin ya da güç odaklarının akışında yaşamaktır.
Zaman Yönetimi Nedir?
- En önemli planlama, plana sadık kalma ve öz denetim mekanizmasıdır.
Zaman Yönetimi Ne Değildir?
- Verilen bir karar ya da ulaşılmak istenen bir sonuç değil, başlı başına sürecin kendisidir.
- Çalışmaya daha çok zaman ayırmak değil daha etkin ve verimli çalışmak, iş yaşam dengesini sağlamaktır.
Peki sen gerçekten zamanını etkin yönetmek istiyor musun? bundan emin misin? Bunu neden sordum biliyor musun? Cevabın evet ise konfor alanındaki birçok şeyi terk etmen gerekecek de ondan buna hazır mısın?Önce zamanımızı yiyip bitiren zaman katillerinden bahsedelim
Zaman Katilleri
- Fiziksel ihtiyaçtan fazla uyumak
- Haber siteleri, sosyal medya mecraları, oyunlarla internette geçen saatler
- E-postalarda harcanan zaman
- Randevusuz ziyaretçiler, bitmeyen sohbetler
- Bacanağın yeni arabası, kuzenin botoksu sebebiyle uzayan telefon görüşmeleri
- İşi gerekenden fazla zamana yaymak
- Hayır diyememek
- Plansızlık
- Kararsızlık
- Önem-öncelik belirlemedeki hatalar
- Gereksiz bürokrasi
- Fazladan hiyerarşi
- En basit ve sıradan işlerin bile ortak akılla yapılmaya çalışılması
- Gereksiz ya da uzun toplantılar
- Kasıtlı ya da kasıtsız erteleme-oyalama
- İş delegasyonundaki arızalar
- Gün sonunda ise film, dizi, maç ve realty showların oluşturduğu narkotik ortamda geçirilen uzun saatler
Sana da tanıdık geldi mi? Birçoğu zaman zaman senin de sığındığın ya da belki kurtulmak istediğin şeyler değil mi? Peki ne yapabilirsin? önce bir dizi önerim olacak sonra bazı tekniklerden bahsedeceğim.
Zaman Yönetiminin Olmazsa Olmazları
- Unutkanlık kurbanı olma. Yanında her zaman not defteri ve kalem olsun. Gerekli her şeyi, problem, öneri, yapılacak iş, vb ama her şeyi not et.
- Dijital ajandanı mutlaka etkin bir şekilde kullan. Bilgisayarınla telefonunu senkronize et. Ama birden fazla takvim ve hatırlatıcı kullanma.
- Başarılı ile başarısız arasındaki en önemli fark planlamadır. Modern zamanlar gün içinde yüzlerce uyaranla karşımıza çıkıyor. Var olan bir plana bile uymak son derece güç iken hiç planı olmayanın halini düşünemiyorum bile. Mutlaka 3 aylık, aylık, haftalık ve günlük planın, yapılacaklar listen olsun. Her bir işi bu listeye yazdıktan sonra kendine şu soruyu sor; yapmazsam ne olur? Cevabına göre listeyi revize et.
- Bu listedeki işleri kendi içlerinde önem derecelerine göre sıralandır. Eskiler ne güzel demiş; “Ehem mühime müreccahtır”. Yani en önemli önemliye tercih edilmelidir.
- Daha sonra, yapılacak işleri zamanca planlayabilmek için acil ve acil olmayanları tasnif et. Bunun sonucuna göre yapılıp yapılmayacağına, yapılacaksa zamanına ve yapacak kişiye karar ver. Listeni tekrar revize et.
- Mutlaka her iş için bir bitme zamanı-miat tespit et ve buna sadık kal.
- Eğer o günkü işlerinden birisi bir boz ayı ile güreşmekse bunu mesainin en başında yap. En korkutucu en sıkıcı görevi gerçekleştirmiş olmak güne devam etmen için sana ivme kazandıracak. Önemli toplantıları, can sıkıcı görüşmeleri, seni en çok rahatsız edecek her ne varsa onları her gün en erken saatlerde yap ki günün geri kalanında zihnin rahat etsin.
- Müteakiben yapılması kolay-kısa sürecek işleri yap.
- Kararsız kalma, işleri erteleme. Verilen en kötü kararın bile kararsızlıktan iyi olduğunu bil. Sorunları ya da işleri zamanında halletmezsen büyüyecek hatta kronik hale gelecektir, erteleme, miadında bitir.
- Konu bir sorun ya da kriz ise; öncelikle problemin özüne in ve çok iyi tanımladığından emin ol. Semptomlarla değil, problemin bizzat kendisiyle ilgilen.
- Yapılacaklar listesi genelde buradan köye yol olur. Sen ise tek başına her işi yapamazsın. iş delegasyonu ve yetki devrini asla ihmal etme.
- Hayaller, akşamki maç, sabah asansörde tartıştığın kişiyle devam eden zihnî mücadele gibi gereksiz iç ya da sosyal medya, telefon görüşmeleri, ziyaretçi gibi dış duraklamaları önle ya da en aza indir.
- Gerek moderatör gerekse katılımcı olarak toplantıların en kısa sürede bitmesi için hem toplantıya hazırlıklı gir hem de toplantıyı uzatacak gereksiz konular etrafında dolaşma.
- Gün içinde o kadar sık duyarız ki “aaa ben yanlış anlamışım”. Zaman katillerinden birisi de iletişimdeki kazalar maalesef. Askerlikteki emir tekrarı prensibi tam bir hayat kurtarıcıdır. Tüm iletişim kazalarının ve yanlış anlaşılmaların önüne geçer. Sana söyleneni kısaca tekrar etsen ya da verdiğin mesajın alıcı tarafından anlaşılıp anlaşılmadığını teyit etsen sence de güzel olmaz mı?
- Dinlenme saatlerinden çalma. Bu anlarda istirahat etmeye ve astlarını da ettirmeye dikkat et. Unutma sen 100 koşucusu değilsin, bitirmen gereken bir maraton var.
- Mükemmeliyetçilik tuzağına düşme. Bir maili 3 saatte yazanlardan olma. Her işi hak ettiği zamanda yap. Her işe hak ettiği değeri ver. Ne eksik ne fazla.
- Sana, takımına, kuruma ya da insanlığa faydası yoksa hayır demekten çekinme. Faydası var ama cari işi de bölecekse hemen evet deme, üzerinde düşün.
- İnternette ve sosyal medyada geçireceğin zamanı mutlaka sınırla. Kesinlikle 1 saati geçmeyecek şekilde ve günün en ölü zamanında bu mecralarda vakit geçir, tüm güne yayma.
- Zamanı daha verimli kullanmak adına aynı anda yapabileceğin birden fazla işin ne olabileceği üzerinde düşün. Örneğin kahve molanda sosyal medyanı takip edebilir, ulaşım esnasında kitap okuyabilir, telefondan film-dizi izleyebilir, müzik dinleyebilir, önceden kaydedilmiş podcast veya videoları takip edebilirsin.
- Mesai saatlerinden sonra çalışmayı ve çalıştırmayı sevenlerden misin? Hemen vazgeç. Bu saatten sonra hem kişisel verimin düşeceğini hem de bir sosyal ve aile hayatının olduğunu unutma. işözel yaşam dengesi yüksek verim ve motivasyon vaat eder.
- Günün önemli bir kısmını ofiste, evrak dolabında ya da çantanda kaybettiklerini aramakla geçirme. Her akşam evraklarını ve dijital arşivini düzenle. Masanın üzerini ertesi güne hazırla.
- Küçük bir sır aslında günü 25 hatta 26 saat yapmak eşlimizde. Daha az film, daha az dizi, daha az maç daha az show daha fazla zaman demektir, unutma.
Zaman Yönetimi Teknikleri
Şimdi gelelim hayatını kolaylaştıracak bazı tekniklere bunlar zamanını yönetmen için kullanabileceğin araçlardan en etkin olanlar.
- İşleri Yerine Koyma Tekniği
İlk olarak hem bir problem çözme hem de bir zaman yönetimi tekniği olan “İşleri Yerine Koyma Tekniğini” kısaca anlatmak istiyorum. David Allen tarafından geliştirilmiş. Önce bütün iş, ihtiyaç veya isteklerin yazılmasıyla işe başlıyoruz. Ardından zaman ya da kaynakça büyük olan işleri uygulanabilir küçük parçalara ayırıyoruz. Bu sayede büyük işlerin gözümüzde büyüyüp ertelenmesinin önüne geçerken aynı zamanda detayları da gözden kaçırmamış oluyoruz. Diğer taraftan birbirine benzeyen küçük işleri ise bu defa bir araya getiriyoruz. Böylece yönetilmelerini kolaylaştırmış ve ihmal edilmesini engellemiş oluyoruz.
- Eisenhower Matrisi
İşleri anlamlı parçalara böldük ya da benzer olanları birleştirdik. Bitti mi? Hayır. Şimdi sıra bu işleri önem ve aciliyet durumuna göre sınıflandırmakta.
İlk defa Birleşik Devletlerin 34. Başkanı Eisenhower tarafından ortaya konduğu için adına “Eisenhower Matrisi” demişler. Önce ister kâğıt üzerinde istersen bir excel sayfasında dörtlü koordinat matrisi oluşturman gerekiyor. Daha basit ifadeyle kağıdı dörde böl. Daha sonra yapılması gereken işleri, acil-önemli, acil-önemli değil, önemli-acil değil ve önemli değil-acil değil şeklinde 4 kategoride bu matrise yerleştir. Amaç, işlerin önem ve aciliyet derecesini tespit ederek zamana ve yapacak kişiye karar vermek.
Matrisin birinci kategorisine giren işleri “hemen yapmalısın”. İkinci kategorideki işleri “yapabilecek başka birine devretmeli”, üçüncü kategorideki işler için “yapacağın zamana karar vermelisin. Son kategorideki işler için ise şimdi oylanmamalı ve “daha sonra yapmalısın”.
- Pomodoro Tekniği
İşlerin sınıflandırılması bitti peki nasıl çalışalım? Çalışma saatlerini düzenlemek için ise “Pomodoro” tekniğini öneriyorum. Fransisko Cirillo tarafından geliştirilen tekniğe göre, 25 dakika çalışırsın, 5 dakika mutlaka dinlenirsin. Bu 30 dakikalık periyodların her birine, domates anlamındaki İtalyanca sözcük olan ”pomodoro” denir. 4 pomodoro’u tamamladıktan sonra, bu defa 5 dakika değil 30 dakikalık daha uzun bir mola verirsin. Molalarda asla işten veya çalıştığın konudan bahsetmez ya da uğraşmazsın. Kısa kısa ama sıkça verilen molalar zihinde biriken çöpleri temizler, mental çevikliği artırır. Bu teknik, aynı zamanda dikkat dağıtabilecek şeyleri minimize ederken odaklanmayı büyük ölçüde kuvvetlendirir.
- Pareto Analizi
Son olarak “Pareto analizinden bahsedeceğim. Vilfredo pareto tarafından geliştirilen bu teknik aynı zamanda 80-20 kuralı olarak da bilinir. Çalışmaların 20%’sinin başarılarının 80%’ünü oluşturacağı esasına dayanır. İşlerin 80%’ini, ki bunlar küçük, önemsiz ya da kolay işlerdir, toplam zamanın 20%’lik kısmında tamamla. Henüz yapmadığın 20%lik işi ise kalan zamanda yani toplam zamanın 80%’inde yap. Zamanını nereye harcadığını analiz etmene yarayan çok kullanışlı bir araç. Bu teknikle başarı vaat etmeyen işlere en fazla toplam zamanın %20’ini ayırırken başarıyı temin neden işlere kalan zamanın hepsini ayırabilirsin.
Evet Sevgili Okuyucu;
İlk söylediğimi bir kez daha tekrar edeyim. Zamanını yönetemeyen hiçbir şeyi yönetemez. Ne işlerini ne de ilişkilerini.
Huzur, umut, bilgi ve inanç sizinle olsun.