Blog

Organizasyonlarda Aciliyet Kavramı, Aciliyetin Metodolojisi

Modern zaman çok hızlı yaşanıyor. Çağdaşlarına da evde, işte, aşta, aşkta her zaman ve her yerde hızlı yaşama dürtüsünü dikte ediyor. Farkında mısınız? Hızlı yürüyoruz, hızlı sürüyoruz, hızlı yiyor, hızlı düşünüp, hızlı karar veriyoruz. Çok hızlı sevip ondan daha hızlı nefret ediyoruz.

Gönderdiği her maile yüksek önem derecesi veren bir çalışma arkadaşınız ya da her görevi acil koduyla veren yöneticileriniz olmuştur sizin de. Makalenin amacı işi itibarsızlaştırmak değil elbette. Ehemle mühimi, acille yavaşı ayırt edecek metotları ortaya koymak.

Çok bilinen bir hikâyedir.

Meksika (kimi kaynaklara göre Avustralya ya da Afrika)’da Inka tapınaklarına çıkmak isteyen Avrupalı bir grup arkeolog, birkaç yerli rehberle yola koyuluyor. Dağın tepesindeki tapınaklara giden uzun yolu, kısa bir sürede yarılıyorlar. Aynı hızlı tempoyla biraz daha yol aldıktan sonra, yerliler kendi aralarında konuşup birden yere oturuyor ve böylece beklemeye başlıyorlar. Avrupalı arkeologlar buna bir anlam veremiyorlar. Saatler sonra, yerliler kendi aralarında konuşup tekrar yola koyuluyorlar. Tepenin üstündeki görkemli Inka tapınaklarına geldiklerinde arkeologlardan biri, yaşlı rehbere soruyor,

“- Anlayamadım, niye yolun ortasında oturup saatlerce yok yere bekledik?” Yaşlı rehber cevap veriyor:

“- Çok kısa sürede çok hızlı yol aldık, ruhlarımız bizden çok geride kaldı. Oturup ruhlarımızın bize yetişmesini bekledik…”

İnsanlar en kısa zamanda çocuklarının okumayı öğrenmesini istiyor. Memur en kısa sürede terfi etmeyi beklerken, sporcu hemen başarıya ulaşmak istiyor. Başarı merdivenleri hızlı çıkılmıyor, çıkılırsa inişi de aynı süratte oluyor. Motivasyon kitapları mutlak başarıyı göğüslemiş insanların zor, ibretlik bir o kadar da ilham veren öyküleri ile dolu.

Sevgili Okuyucu;

Kanaatimce aciliyet konusu üç farklı bakış açısının kesişiminde kalıyor.

1. Önemli olduğu halde acil olmayan konulara yeterince zaman ayırmamak. Bunun sonucu olarak geçmişte acil olmayan bir konunun artık aciliyet kazanması. Sınav tarihi belli olan öğrencinin çalışmak için sınavdan bir gün öncesini bekleyerek ebeveynlerine saç-baş yoldurması ya da rapor hazırlaması gereken yöneticinin son geceyi kapatarak hayatı hem kendine hem de çalışanlara zehir etmesi gibi. Türkçe’de bu duruma yumurta-kapı paradoksu diyoruz. 🙂   Çalışma hayatını ben maraton koşusuna benzetirim. İşgörenler ilk günden son güne kadar sürekli maraton koşucusu gibi, sakin, çoğunlukla belli tempoda, kontrollü ve iddialı çalışmalıdır. Eğer sık aralıklarla kısa mesafe koşucuları gibi depar yaparlarsa yarışın sonunu göremeyecekleri gibi ciddi sakatlıklar da oluşabilir.

2. Aciliyet dopingi ile yaşamayı sevmek. Bu aslında psikolojik bir olgu. Acil işlerle ilgilenmek insanların kendilerini değerli hissetmelerine, adrenalin salgılayarak motive olmalarına ve işi bitirdikten sonra başarıyı hemen görerek tatmin olmalarına neden oluyor. Buraya kadar iyi, işinin kendini bağlar. Ama ya o kişi yönetici ise? Bu tip yöneticilerin, iş süreçlerini karmaşıklaştırması, zorlaştırması kaçınılmaz bir son. İşin kötüsü sürekli aciliyet hissi altında çalışan insanların üzerindeki stres yükü onların hem performanslarını hem de aidiyetlerini olumsuz etkiliyor. Sözde yetiştiremediği işlerin altında ezilme duygusu da cabası. Böyle organizasyonlarda yöneticilerin öfke nöbetlerini, işgörenlerin panik halinde oradan oraya koşuşturmasının onda yarattığı zevk hareleri takip eder.
3. Gerçekten acil olan işler de var. İş yaşantısı da muharebe sahası gibi sürekli değişkenlerle doludur ve elastiki olmayı gerektirir. Elastikiyet, kökleşmiş bir kurum kültürü ile birlikte hızlı durum muhakemesini, hareket tarzlarını süratle çeşitlendirebilmeyi, en doğru kararı hızla seçmeyi, derhal icrayı ve icra esnasında oluşacak geri bildirimlerle sürekli revizyonu gerektirir. İşte böyle zamanlarda organizasyonun gerekirse tüm unsurları alarma geçmeli ve önceden belirlenmiş acil hallerde çalışma usullerine uygun olarak çalışmalıdır. Depar burada atılmalıdır.

Her Zaman Değil Gerektiği Zaman Acil Çalışmanın 7 Kuralı

1. Kendinizi, astlarınzı ve organizasyonu tanıyın: Bu durumda yetenek ve kısıtları bilir. problem sahaları ve fırsatları iyi tahlil edersiniz. Buradan da doğru hazırlık ve planlamaya gidebilirsiniz.
2. Önceden hazırlık yapın: Kimin, ne zaman, nerede, kiminle, nasıl ve hangi vasıtalarla iş yapacağı önceden belirleyip, arafta alan bırakmamacasına iş tanımlarını uygun yaparsanız alarm durumunda panik ve gereğinden fazla stres oluşmadan herkes ne yapacağını bilir.
3. Planlamanız etkin olsun: Planlama geleceği tahayyül ve tasavvur etme eylemlerinin metodolojisidir. Doğru planlama ancak kendini ve takımını tanıyan, hazırlıklarını önceden yapan liderler tarafından yapılabilir. Rutin işler rutin yöntemlerle yapılır. Peki ani/acil işler? Acil işler önceden yapılan planlamaya küçük revizelerle sadık kalınarak travma yaratmadan yerine getirilir.
4. Odaklanın: Probleme odaklanın. Tüm yeteneklerinizle odaklanın. Temenni ile ancak hayal gemileri hedefe ulaşır. İşinize odaklanın, süreçlerinize odaklanın, problemlere, çözüm yöntemlerine odaklanın. Personelin acil durumlarda sizinle birlikte odaklanabilmesi için tıpkı yangın tatbikatları gibi acil durum senaryoları oluşturarak onlara bakış açısı kazandırın. Liderin odak noktası ile personelin odak noktasının farklı olduğu organizasyonlar için tehlike çanları çalıyor demektir.
5. Proaktif Çalışın: Perşembe’nin Çarşamba’dan sonra geleceğini Pazartesi gününden fark etmelisiniz. Perşembe sabahı günü ‘outlook’tan öğrenirseniz geçmiş olsun. Kendiniz için anti depresan, işgörenleriniz için akşam paket servisi hazırlayın. Geceleyeceksiniz. Eşinize ne söyleyeceğinizi düşünürken çiçekçiyi aramayı ihmal da etmeyin.
6. Takımı doğru kurun: Sürekli sakatlanan futbolcuyu hiçbir yönetici takımda tutmaz. Boş turnikede topu çembere bırakamayan basketbolcuyu ise antrenör takıma almaz. Olmuyorsa olmuyordur, ısrar etmeyin. Zayıf halkalar zincirin güçlü baklalarına da kendilerini zayıf hissettirir, zayıf güçlünün enerjisini soğurur. Tecrübesiz elemana evet ama yeteneksiz elemana hayır.
7. Zamanı gerçekten yönetin: Özellikle liderler için en önemli yetkinliklerden birisidir zaman yönetimi. Odak noktalarını stabilize edemeyen, detaylarda boğulan, detaylar sebebiyle esası gözden kaçıran ve bu sebeple sürekli başa dönen liderler, çok büyük zaman, enerji, finans ve gayret sarfına sebep olur. Günün 25 saat olmaması sebebiyle hayıflanıyorsanız, artık zaman yetmiyorsa, eşiniz-çocuğunuz serzenişte bulunmaya başlamışsa, büyük bir sorununuz var; endişelenmeye başlayın.

Sevgili Okuyucu;

Organizasyonlar da insanlar gibidir. Beslenirler, iletişim kurar, çevre ile ilişki geliştirirler. İhtirasları, hırsları, motivasyonları, enerjileri olduğu gibi, moral değerleri, kısıtları ve kapasiteleri vardır. Son anda aciliyet hissiyle yapılacak işte önemli detaylar gözden kaçabilir. Sürekli aciliyet hissi, oluşturduğu stres bulutu ile işgörenleri kuşatır. Önce işe karşı hassasiyetlerini, detaylara verdikleri önem derecesini, daha sonra enerjilerini, yeteneklerini ve nihayetinde aidiyetlerini olumsuz etkiler.

Yangın acildir, yangın etiketi değil. Perşembe yine gelecek, Pazartesi bunu hatırla.

Son olarak lafı uzatmadan hiç açıklama yapmadan sizi Eisenhower Matrisi ile baş başa bırakalım.     

Önemli Ama Acil Değil	Önemli ve Acil
Şimdi yapma,  son ana bırakmadan, ne zaman nasıl yapacağına karar ver	Hemen yap
Önemli Değil Acil Değil	Acil Ama Önemli Değil
Yapmasan da olur.	İşi başkasına ver.

                                                     Eisenhower Matrisi